外国人を雇用するときの手続きと必要書類【基本の流れ】

外国人を雇用するときは、日本人の採用にはない「在留資格（就労できる資格かどうか）」の確認が欠かせません。手続きの流れと必要書類を最初に押さえておくと、採用から入社後の管理までスムーズになります。この記事では、受け入れ企業が押さえておきたい基本を整理します。

採用前に確認すること

• 在留カードで「在留資格」「在留期限」「就労制限の有無」を確認する
• その在留資格で、自社の業務内容の就労が認められているかを確認する
• 在留期限が近い場合は、更新の予定・見込みもあわせて確認する

在留カードは原本で確認するのが基本です。出入国在留管理庁の在留カード等番号失効情報照会などで、番号が有効かを確認する方法もあります。

採用時にそろえる主な書類

• 在留カードの写し（表・裏）
• パスポートの写し
• 雇用契約書・労働条件通知書
• 在留資格に応じた各種届出・証明（必要な場合）

在留資格の種類によって必要な書類や届出は異なります。技能実習や特定技能では、受け入れ機関としての届出や支援に関する書類も関わってきます。

入社後に続く「期限」と「届出」の管理

• 在留期限の更新漏れを防ぐ（期限前に本人・行政書士等と更新を進める）
• 契約更新のタイミングを把握する
• ハローワークへの外国人雇用状況の届出など、必要な手続きを行う

採用時だけでなく、入社後も「在留期限」「契約更新」「各種届出」が継続的に発生します。人数が増えるほど、台帳が分かれていると抜け漏れが起きやすくなります。

ザイリューでできること

ザイリューは、在留期限・契約更新の自動アラート、在留カード・パスポート画像の保管、支援記録の管理を、外国人一人ひとりの単位でまとめられるクラウドです。採用時の書類から入社後の期限管理まで、人ごとに一元化できます。

初期費用0円・30日間の無料トライアルでお試しいただけます。なお本記事は一般的な情報であり、個別の手続きは最新の出入国在留管理庁の情報や、行政書士等の専門家にご確認ください。