在留期限の管理をExcel・紙から卒業する方法

外国人を雇用・支援する現場で、もっとも見落としが怖いのが「在留期限」の管理です。人数が増えるほど、Excelや紙の台帳では期限が近づいても気づきにくくなります。この記事では、在留期限の管理でつまずきやすいポイントと、見落としをなくすための考え方を整理します。

Excel・紙の台帳でつまずく3つの理由

• 期限が近づいても「誰かが気づく」前提になっていて、通知の仕組みがない
• 契約更新日・支援記録・書類が別々の場所にあり、人単位でまとまっていない
• 担当者の異動や退職のたびに、管理方法が引き継がれず属人化する

特に技能実習や特定技能では、在留期限に加えて契約更新のタイミングも重なります。台帳が複数に分かれていると、確認の抜け漏れが起きやすくなります。

見落としをなくす管理の基本

• 在留期限と契約更新日を、人ごとに1か所へ集約する
• 期限の一定日数前（例：90日・60日・30日前）に自動で気づける通知を用意する
• 在留カードや契約書などの書類も、同じ人の情報として一緒に保管する

「気づく仕組み」を人の記憶ではなく仕組み側に持たせることが、規模が大きくなっても破綻しないコツです。

ザイリューでできること

ザイリューは、在留期限・契約更新の自動アラート、在留カード・パスポート画像の保管、支援記録の管理を、外国人一人ひとりの単位でまとめられるクラウドです。Excelや紙の台帳から移行して、期限の見落としと書類探しの手間を減らせます。

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